Toda empresa requiere una solución integrada para todas las áreas administrativas, logísticas y comerciales. Visual ofrece todo ello con la posibilidad de integrar, si es el caso, todo el proceso productivo de la empresa.
Opcionalmente y en función de las necesidades y peculiaridades de cada negocio se pueden instalar toda una serie de módulos complementarios:
Evidentemente se contempla la obtención de todos los documentos exigidos por las administraciones y todos los trámites electrónicos habilitados pueden ser efectuados de forma ágil, el ERP permanece constantemente adaptado a las cambiantes normativas y se implementan todas aquellas novedades que ayudan a agilizar la gestión y la relación con las administraciones.
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Control del ciclo de fabricación con escandallos de coste a partir de plantillas modificables, desglosados en múltiples niveles de tantos ítems cada uno como sea preciso, ya sean artículos reales o ficticios, como horas de operario, máquina, etc.
Propuestas que permiten la simulación de la producción y órdenes de fabricación inmediata o diferida en base a tres períodos diferentes libres definibles por el usuario. Incorpora cálculos de necesidades por propuesta o período e inventario de materiales en proceso bajo precio medio ponderado o último precio de coste, listados y consultas por pantalla, impresora o grabados en fichero.
Las órdenes pueden modificarse, así como contemplar componentes alternativos ante carencia del que figura en plantilla.
Permite además controlar fases de máquina, subcontrataciones a talleres externos, así como la supervisión de operarios en base a la labor realizada.
Enlaza con la gestión de pedidos de clientes, y permite obtener análisis de órdenes de fabricación, partes de producción globales y detallados por operario, contemplando tanto lo previsto como lo realizado, con sus correspondientes desviaciones, entre otros.
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La administración de la relación con los clientes, CRM, es parte de una estrategia de negocio centrada en el cliente. Una parte fundamental de su idea es, precisamente, la de recopilar la mayor cantidad de información posible sobre los clientes, para poder dar valor a la oferta. La empresa debe trabajar para conocer las necesidades de los mismos y así poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la atención.
El módulo CRM permite, no solo el control y seguimiento de la fuerza de ventas, sino que es una indispensable herramienta para su organización y efectividad en sus acciones comerciales frente a los clientes, tanto reales como potenciales, mediante un exhaustivo control y seguimiento de las oportunidades de negocio. Permite una total libertad en la generación de las distintas acciones comerciales a efectuar. Se integra totalmente con el ERP Visual permitiendo el acceso a las acciones desde la propia ficha maestra del cliente.
Se pueden introducir acciones comerciales previstas y mantiene un historial de las ya realizadas con sus respectivos reportes para su seguimiento. Permite la automatización de acciones a hacer mediante la evaluación automática de parámetros variables de cada cliente, incluyendo la posibilidad de automatizar el envío de correos electrónicos a los mismos.
Se pueden obtener tantos reportes como se desee, tanto relativos a la actividad de los propios clientes, como a las acciones comerciales efectuadas y previstas tanto por agente como por cliente e incluso por rutas de venta.
En definitiva se trata de un módulo abierto y flexible que le va a permitir un adecuado seguimiento comercial de clientes y agentes.
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Acceder a la información adecuada, en el momento justo, con el objetivo de tomar la decisión más conveniente. Ésta es la esencia de la Inteligencia de Negocio, también llamada Business Intelligence (BI).
Los actuales sistemas informáticos y bases de datos permiten almacenar cantidades ingentes de información, sin embargo, no es suficiente recopilar información, dado que es la interpretación y la presentación de dicha información lo que va a proporcionar valor añadido en el momento en que se planifica una estrategia empresarial.
El Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard – BSC) plantea una mejora en el desempeño de las distintas actividades de una empresa, basándose en resultados mesurables.
El módulo de Cuadro de Mando de Eurovin le va a permitir organizar toda la información histórica y estadística, de modo que sea mostrada de un modo estructurado, permitiendo obtener sin ningún esfuerzo todos los indicadores (KPI) e informaciones necesarios para una ágil toma de decisiones.
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El gestor documental permite el archivo, clasificación, consulta y modificación de todos los documentos asociados a clientes, agentes, proveedores, personal y gerencia, facilitando notablemente el control y documentación del sistema de calidad, según los requerimientos del estándar UNE-EN ISO 9001.
El sistema permite personalizar el nivel de acceso de cada usuario a los distintos grupos de carpetas definidos. De esto modo, se pueden definir grupos a los que únicamente tengan acceso un conjunto definido de usuarios.
Se podrán generar tantas carpetas y sub-carpetas como se desee a fin de poder distribuir y clasificar los documentos del modo más ágil posible.
Se permite asociar información complementaria a los documentos de una carpeta. Una vez definido el tipo información que queremos asociar a los documentos de la carpeta, el usuario ya puede imputar los datos correspondientes.
Se pueden almacenar automáticamente los documentos de Compra-Venta asociados a terceros en sus correspondientes carpetas, según indique la estructura de la gestión documental. Por ejemplo facturas de venta en la carpeta de cada cliente, o pedidos de compra en la carpeta de cada proveedor. De este modo el gestor documental se alimenta automáticamente desde la propia gestión.
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El sistema utilizado por Visual Software e implementado en sus ERP permite la facturación telemática, es decir el envío por medios telemáticos de las facturas, al tiempo que posibilita la emisión de facturas digitales mediante la aplicación de una firma electrónica avanzada.
Para ello se utiliza como documento base un archivo en formato PDF, generado por el propio ERP de modo automático, que es una reproducción fiel del documento factura, al cual se le añade la correspondiente firma digital avanzada.
El módulo eFactura visualizará una pantalla con todas las eFacturas pendientes de generación y envío. Indicando en rojo aquellas que no pueden tramitarse debido a la ausencia de email del cliente. Pulsando sobre una factura se podrá alternar su estado entre “emitir” y “no emitir” factura.
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Los ERP de gestión, almacenan gran cantidad de datos correspondientes a la actividad de la empresa, que debidamente gestionados, consultados y analizados, constituyen hoy día una información imprescindible para la toma de decisiones tanto de los responsables de cada departamento, como de la propia gerencia.
La dificultad estriba justamente en el necesario tratamiento y control permanente de toda la información, que requiere normalmente de la constante consulta de múltiples reportes estadísticos para poder hacer un seguimiento de los valores que deseamos controlar.
El módulo de gestión y notificación de alertas permite automatizar dicha tarea para que se efectúe de un modo totalmente desatendido y de una forma recurrente para poder así obtener avisos en tiempo real.
De este modo el usuario queda liberado de la repetitiva tarea de obtención y análisis de reportes, dejando que sea el propio programa quién la efectúe con la cadencia que estimemos oportuna, y que en caso necesario notifique la alerta a cuantos usuarios sea preciso.
La creación de alertas se completa en tres simples pasos donde se especifica qué debe controlarse, con que frecuencia debe efectuarse la comprobación y a quién y cómo debe notificarse en caso de haber obtenido resultados positivos en el control.
Cada alerta puede parametrizarse para que se efectúe solo durante un periodo concreto o de forma indefinida, también puede desactivarse en cualquier momento para reactivarla cuando se considere oportuno.
Se puede especificar el rango horario en que debe ejecutarse y la cadencia, dentro de dicho rango, con la que debe repetirse el control, así como los días de la semana concretos en que debe efectuar la consulta.
El formato y contenido de la notificación a enviar es enteramente parametrizable pudiéndose enviar los datos en el cuerpo del mensaje y/o como información adjunta en formatos Excel, PDF o archivo de texto.
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Existen diversas características que forman parte del núcleo de Visual que permiten contemplar y agilizar las relaciones entre la bodega y las grandes superficies, como son la posibilidad de establecer descuentos promocionales, de crear kits y controlar el packaging y el escandallo de productos de cada uno de ellos, al tiempo que determinadas necesidades (opcionales) pueden ser resueltas mediante la incorporación de módulos adicionales.
Ejemplo de esto último es el módulo EDI que permite que los documentos de venta, como son pedidos, albaranes, albaranes logísticos y facturas sean importados/exportados mediante “Electronic Data Interchange” (EDI), una opción de intercambio de documentos ampliamente utilizada por la gran distribución.
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Ventas, cobros y rapports de visitas esté donde esté e incluso sin cobertura telefónica
Con la incorporación de este módulo la fuerza de ventas de la empresa podrá entrar cualquier documento de venta (pedido, albarán y/o factura), consultar y procesar cobros pendientes, generar rapports de sus visitas, dar de alta clientes, consultar cualquier dato de un cliente y/o artículo, e incluso activar el GPS para trazar la ruta a la próxima visita de modo automático.
Funciona bajo cualquier dispositivo Android e IOS, ya sea tablet o smartphone. Mediante un sencillo gesto se sincroniza con el ERP Visual vía telefonía, enviando ventas, cobros y rapports, y recibiendo las últimas actualizaciones de clientes y productos.
Toda la operativa diaria puede efectuarse sin necesidad de cobertura telefónica, a excepción de la sincronización con el ERP.
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